Offerte aanvragen Meer informatie

Heliview organiseert allereerste “1,5 meter congres” in De Kuip

Corona legde half maart alle congressen en evenementen stil. Maar met de nodige aanpassingen zijn vanaf 1 juli bijeenkomsten weer toegestaan, weliswaar met maximaal 100 mensen. Daarop speelt Heliview Conferences & Training in met een nieuw, aangepast concept: het “1,5 meter congres”. De aftrap: 9 september in De Kuip met Software Robotics Live.

Dat is geen toeval. Heliview Conferences & Training is al jaren een vaste relatie van De Kuip Meetings & Events, vertelt Martijn Snels. Hij is Team Lead & Business Development Manager bij Heliview. ‘Komend najaar staan er nog vijf andere congressen in het Maasgebouw gepland. Het is een fijne congreslocatie. Door de zalen die in grootte te variëren zijn, de faciliteiten, de ruime parkeergelegenheid… En het is ook altijd leuk om als extra beleving een rondleiding aan het programma toe te voegen, of een spreker uit het Feyenoord-kamp. Van de zijde van De Kuip denken ze daar ook altijd goed in mee. Een fijne organisatie om zaken mee te doen; ze zijn ook heel flexibel.’

Kennis en matchmaking
Heliview Conferences & Training organiseert jaarlijks circa dertig zakelijke congressen over IT, industrie en automotive. Daarbij combineert het bedrijf uit Breda kennisoverdracht met het matchen van leveranciers en eindgebruikers. Via presentaties en in interactieve workshops en rondetafelgesprekken dragen business partners bij aan waardevolle inhoud. Tijdens het evenement hebben zij gelegenheid tot 1-op-1-gesprekken met deelnemers. Dat zijn directeuren, managers en andere beslissers van potentiële klanten. Heliview zorgt voor matchmaking tussen business partners en in hun producten of diensten geïnteresseerde congresdeelnemers.

‘Zo verbinden we vraag en aanbod via het congres, waarbij kennis en informatie het middel zijn. We bedenken zelf de onderwerpen en maken ook zelf het programma. Daar zoeken we dan partners bij.’

Mensen zijn “Zoom-moe”
In april en mei is bij Heliview hard gewerkt aan het “1,5 meter congres”. Met die afstand, minder deelnemers en andere aanpassingen, slaagt Heliview erin om evenementen te organiseren die toch de beoogde kwaliteit hebben én rendabel zijn.

Martijn Snels is blij dat daarmee een einde is gekomen aan de onzekere tijd door corona en de overheidsmaatregelen tegen verspreiding van het virus. ‘Het was zoeken: wat is mogelijk, wanneer, hoe pak je de draad weer op? Nu hebben we een anderhalvemeterconcept dat volledig voldoet aan de RIVM-richtlijnen. Hiermee kunnen we prima uit de voeten.’

Begin juni hebben Martijn en zijn collega’s de business partners van Heliview geïnformeerd over het nieuwe concept en de planning voor de rest van het jaar. De reacties zijn positief. Ook bij de deelnemers; de aanmeldingen lopen inmiddels binnen. ‘Mensen zijn blij dat ze na de zomer weer naar evenementen kunnen, partners zijn blij weer mensen te ontmoeten. Van sprekers horen we dat ze er weer zin in hebben. Mensen zijn “Zoom-moe”, ze hebben behoefte aan echt contact.’

Twee programma’s op één dag
Op enkele grote evenementen na, tellen de congressen van Heliview normaal gemiddeld 125 tot 150 deelnemers. Door corona is het maximum toegestane aantal mensen 100.

‘Rekening houdend met onze eigen medewerkers en sprekers en medewerkers van business partners laten we maximaal 60 bezoekers toe, zodat we voor anderhalve meter afstand kunnen zorgen. Maar we gaan werken in twee shifts. Zo komen we toch aan 120 deelnemers. De programma’s worden korter. ’s Ochtends en ’s middags bieden we een identiek programma aan. Deelnemers kunnen dus kiezen welk dagdeel hen het beste uitkomt.’

Dat heeft als voordeel dat ze de rest van de dag nog gewoon kunnen werken. ‘We denken dat de nieuwe tijdstippen ook helpen de belasting van de infrastructuur te verminderen: de wegen en het openbaar vervoer. Deelnemers reizen buiten de spits.’

 

Schaalbaar

Een andere aanpassing is dat stands voortaan ontbreken op de informatiemarkt die congresdeelnemers voor- en achteraf en in pauzes kunnen bezoeken. In plaats daarvan zijn er meetingpoints.

Tijdens het congres is er extra aandacht voor hygiëne. Zo zullen handgrepen, toiletten en overige oppervlaktes voortdurend worden schoongemaakt. Heliview zorgt met duidelijke looproutes dat er voldoende bewegingsruimte is. ‘En het uitgebreide buffet vervangen we door een persoonlijke foodbox.’

Het concept van het 1,5 meter congres is schaalbaar, vertelt Martijn. ‘Zodra de overheid bijeenkomsten met meer mensen toestaat, kunnen we het aantal deelnemers laten groeien. Maar we blijven voorlopig met twee programma’s op een dag werken. Als de ervaringen zo positief zijn als we verwachten, kan ik me voorstellen dat deze aanpak blijvend wordt.’