Negen punten waarin een locatie je tijdens de eventorganisatie kan ondersteunen

Zelf op het idee komen om een evenement te organiseren is niet moeilijk, maar alles organisatorisch in goede banen leiden blijkt vaak enorm uitdagend. Goede evenementenlocaties als De Kuip Meetings & Events ondersteunen je tijdens de voorbereiding en uitvoering van een evenement. Welke taken kan een goede locatie je uit handen nemen?

  1. Registratie. Op je evenement zijn natuurlijk alleen genodigden of betalende bezoekers welkom. Een locatie die speciaal is ingericht om hier controle op te houden is De Kuip. Op diverse plekken in het stadion staan scanpunten, zodat er alleen toegang wordt verleend aan personen die gewenst zijn.
  2. Pro-activiteit. Tijdens de voorbereidingen en op de dag zelf is het druk zat, dus een goede locatie is proactief op het gebied van adviseren. Eventuele pijnpunten worden op tijd gesignaleerd én opgelost.
  3. Flexibiliteit. Met een toporganisatie kun je tot laat schakelen over het aantal personen en de catering. Er zijn natuurlijk altijd ad-hoc zaken waar geen rekening mee gehouden kan worden, maar een goede locatie is flexibel en kijkt of zij nog kunnen schakelen.
  4. Conceptontwikkeling. Soms is het heerlijk om van scratch af aan te beginnen. Het kan ook een uitdaging zijn, want waar begin je en wat gaat aanslaan bij je gasten? Een goede locatie zet hier de eerste stappen in en adviseert je hoe je de locatie kunt betrekken. Zo word je tijdens de voorbereiding altijd ondersteund en geïnspireerd.
     
    De locatie is bekend en de gasten zijn uitgenodigd. Maar hoe ga je nu indruk op ze maken?
  5. Decoratie. Het kan een evenement de finishing touch geven. Of juist niet. Besteed voldoende aandacht aan de aankleding. De locatie gaat creatief met decoratie om én weet wat indruk maakt op je gasten.
  6. Programma. De locatie is bekend en de gasten zijn uitgenodigd. Maar hoe ga je nu indruk op ze maken? Een origineel en relevant programma boeit je gasten van de eerste tot de laatste minuut. De locatie is op de hoogte van trends en weet uit ervaring wat werkt. In het geval van De Kuip kun je gasten een rondleiding geven door het stadion, laten inspireren door een spreker van Feyenoord of een bootcamp organiseren op het veld.
  7. Entertainment. Het is misschien niet voor ieder evenement relevant, maar entertainment zorgt voor de nodige ontspanning bij je gasten. Entertainment kan het evenement maken of breken. Met name dat laatste is natuurlijk zonde na al die voorbereidingen. De locatie denkt graag mee welk entertainment – bijvoorbeeld een dj – geschikt is voor het evenement.
  8. Operatie-ondersteuning. Laat de operationele werkzaamheden gerust over aan de locatie. Zo worden ideeën werkelijkheid en oogt de lunch voor de gasten inderdaad fantastisch.
  9. Cateringadvies. De lunch smaakt fantastisch, gelukkig. De tip van de locatie om toch dat ene gerecht toe te voegen blijkt een gouden zet. Geen idee wat er nog meer geserveerd moet worden tijdens het evenement? Ook hier voorziet de locatie je graag van tips en de laatste trends.

Een goede locatie ondersteunt je dus op veel gebieden tijdens het organiseren. Kijk hier kritisch naar bij het oriënteren op de juiste locatie om samen te komen. Staat De Kuip Meetings & Events op de shortlist met locaties? Lees hier meer over de voordelen van een evenement in een stadion.